Як автоматизація HR-процесів економить ваш час

Час — один із головних ресурсів, чи не так? І так прикро витрачати його на рутинні завдання та звичайні події, які хотілося б робити найменше. Так, наприклад, розрахунки відпусток та лікарняних важливі, але з іншого боку — мотивація та адаптація персоналу, ОКР і формування команди. Як поєднати ці важливі HR-процеси та встигати все? Тільки автоматизуючи їх.

Чому вести облік в Excel = втрачати свій час

Щоб тримати усі процеси під контролем однієї табличку мало. Тож зазвичай у HR чи рекрутера збирається ну дуже багато різних документів та таблиць. Чим більше їх, тим важче робити те, що потрібно без зайвих рухів. Різні дані у різних таблицях, хто тут не заплутається? 

А окрім гори табличок є й інші задачі: тут треба вивантажити вакансію, там — занести прізвища кандидатів на попередню вакансію, відповісти на листа, зателефонувати, провести співбесіду.

Плюс до всього робота в таблицях означає:

• Помилки

Усім нам властиво помилятися, особливо якщо ми обробляємо гору даних, розміром з Еверест. Звичайно, тут відіграє роль людський фактор, але якщо є спосіб мінімізувати можливість помилок, краще це зробити. Адже кожен з нас натискав не ту кнопку і «все зникало», тільки у разі помилки HR, компанія неодмінно зазнає збитків.

• Відсутність безпеки

Більшість інформації, з якою працює HR, є конфіденційною. І коли ці дані знаходяться у різних місцях, їх важче захистити. Ризик збільшується, якщо ви ведете облік даних в онлайн-таблицях, де потрібно не забувати стежити за «Налаштуваннями Доступу».

• Несистемний підхід

Вести всі таблиці однаково неможливо. Уявіть, що в організації працює великий HR-відділ і кожен фахівець вносить дані у таблицю по-своєму. Звичайно, створюються стандарти форматування та певні формули. Але у будь-якому випадку всі співробітники мають різний рівень підготовки у роботі з таблицями й роблять це як вміють.

Найнеприємніший випадок — коли HR-директор, який впровадив систему зберігання даних, йде з компанії. Компанія втрачає час і разом із ним — гроші, доки нова система буде запущена і запрацює як треба.

6 причин вибрати автоматизацію HR-процесів на прикладі HURMA

Автоматизація HR-процесів мінімізує витрати зусиль і часу виконання рутинних дій. HRM-системи, як HURMA, позбавляють необхідності вести вручну облік у таблицях, вписувати щоразу дані кандидатів та співробітників, розраховувати відпустки та надавати лікарняні, призначати зустрічі 1:1 та Performance Review. Це все відбувається автоматично в системі, HR необхідно лише один раз ввести дані, а далі керувати ними в системі.

Чому ще варто обирати автоматизацію?

1. Стандартизація процесів

Вам не потрібно знову і знову вигадувати велосипед. HRM-система дозволяє всім у HR-команді без зусиль вести облік у системі в один клік без додавання нових вкладок та створення інших таблиць.

2. Покращений досвід співробітників

HURMA призначена не тільки для HR, а також для співробітників та працівників на випробувальному терміні. Зручний інтерфейс дозволяє працівникові:

• ознайомитися з «Деревом компанії»;
• дізнатися про нові події, як свої, так і компанії у зручному календарі;
• визначити OKR та спостерігати за своїм та командним прогресом щодня;
• запитати відпустку / лікарняний / роботу з дому одним натисканням кнопки миші або навіть через смартфон у боті AI Partner.

Також суттєвою перевагою HRM є те, що доступ до системи не обмежений за часом. Співробітники можуть виконувати усі вищенаведені дії, не залежно від графіка роботи HR, що позитивно впливає на їхній досвід.

3. Підвищення точності

Автоматизація HR-процесів допомагає знизити помилки пов’язані з людським фактором, уникнути непорозумінь та покращити точність даних. Користуючись HRM системою ви запобігаєте неправильному розрахована оплата праці, некоректному розподіленню завдань або затримці в процесах відпусток та лікарняних. 

Крім цього обмін інформацією через HRM системи допомагає уникати поширених помилок, пов'язаних зі зберіганням та обміном даними в різних документах чи електронних таблицях. Це зменшує ризик втрати важливої інформації та покращує точність взаємодії між відділами.

4. Покращена безпека даних

Зберігання та обмін конфіденційною інформацією в завжди супроводжує ризики. HRM системи дозволяють краще контролювати доступ до конфіденційних даних та забезпечує дотримання чинного законодавства. 

RSA шифрування та захист авторизованих сесій клієнтів у HURMA дають можливість забути про «Налаштування Доступу» в онлайн-таблицях та гарантовано захищають дані користувачів. Інформація про співробітників, облік відпусток та лікарняних, а також контакти кандидатів більше не розкидані за різними документами — вони зручно розташувалися в одній системі. І навіть якщо щось піде не так, ви завжди можете звернутися до служби підтримки.

Крім цього у HURMA можливе впровадження єдиного входу (SSO), що додатково підвищує рівень безпеки даних. Це дозволяє швидко блокувати доступ до всіх підключених інструментів у випадку порушення, що є більш ефективним, ніж блокування вручну кожного з них окремо.

5. Прийняття рішень на основі даних

Аналітика є важливою складовою для прийняття стратегічних рішень та визначення руху вашого відділу. Однак розбиратися із цим вручну може бути доволі проблематично. Саме у цьому плані HRM система є недооціненою. 

Наприклад, у HURMA можливий збір та аналіз даних про ефективність каналів рекрутингу, гендерну статистику, плинність кадрів, тривалість роботи над вакансіями та інші параметри стає зручним та доступним завдяки єдиній платформі. 

Тож HR-спеціалістам можна забути про необхідність вручну збирати статистику з різних джерел, та швидше приймати обґрунтовані рішення.

6. Економія часу

Аналізуючи всі вищеперелічені переваги можна зробити висновок, що автоматизація досягає головної мети в оптимізації діяльності сучасного HR — заощаджує його час. І це не дивно, адже згідно з дослідженням SHRM, 69% HR-фахівців зазначили, що автоматизація та AI суттєво скоротила час найму.

Кадри — головний ресурс компанії

Зі зростанням бізнесу збільшується кількість співробітників. Для реалізації цілей компанії важлива робота кожного з них. І якщо раптом ви втрачаєте співробітника, це означає, що ви втратили певну суму грошей. За даними Gallup, вартість заміни працівника може становити від половини до двох річних зарплат працівника.

У 2024 році, HR важливо наголошувати на утриманні кращих співробітників. І для цього йому потрібно більше часу.

За даними опитування клієнтів HURMA:

• система допомогла заощадити до 43% часу на рутинних операціях, знизила фінансові та трудові витрати, чим оптимізувала роботу компанії в цілому;
• підвищила eNPS на 25% та Q12 на 12%;
• зменшила плинність персоналу на 12%;
• заощадила 18% бюджету компанії.

Заощаджуйте свій час разом з HURMA System!

HRIS-система HURMA стала першою національною системою в Україні, яка була створена з урахуванням потреб та запитів компаній із різних сфер. 

Розробники системи постійно покращують функціонал та дослухаються до запитів клієнтів, щоб HURMA стала надійним помічником для всіх HR-менеджерів. А дізнатися більше про можливості використання системи ви можете у матеріалі.